Regolamento generale sulla protezione dei dati personali e base giuridica del trattamento

Con questo atto, e ai sensi degli art. da 13 a 22 del Reg. CE 679/2016, WARIAN S.R.L. quale Titolare del trattamento, desidera informare del modo in cui tratta i dati personali dei propri Clienti in relazione  ai servizi di comunicazione elettronica oggetto di rapporto contrattuale. Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alfredo Giordano, raggiungibile all’indirizzo privacy@warian.net warian@pec.it Fax +39.0825.520605. I trattamenti vengono eseguiti ai sensi dell’art. 6 comma I lettere b), e), f) Reg. CE 679/2016 al fine di fornire al Cliente i servizi richiesti per ottemperare ad obblighi di legge esclusivamente sulle seguenti basi giuridiche:

• • L. 633/41 – Legge sul diritto d’autore
  • D.lgs. 68/03 – Attuazione della DIR 29/01/EU
  • D.lgs. 70/03 – Attuazione della DIR 31/01/EU
  • D.lgs. 196/03 – Codice dei dati personali
  • D.lgs. 259/03 – Codice delle comunicazioni elettroniche
  • D.lgs. 206/05 – Codice del consumo
  • D.lgs. 30/05 – Codice della proprietà industriale
  • D.lgs 82/05 – Codice dell’amministrazione digitale
  • L. 40/2007 – Misure urgenti per la tutela dei consumatori (Legge Bersani)
  • L. 48/08 – Recepimento della Convenzione europea sul crimine informatico
  • Reg. CE 679/16 – Regolamento generale sulla protezione dei dati personali
  • Codice civile
  • Codice di procedura civile
  • Codice penale
  • Codice di procedura penale
  • Provvedimenti dell’Autorità giudiziaria ordinaria e amministrativa
  • Provvedimenti dell’Azienda Autonoma Monopoli di Stato
  • Provvedimenti dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni
  • Provvedimenti dell’Autorità garante per la concorrenza e il mercato
  • Provvedimenti dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

1 – Tipologia di dati trattati e periodo di conservazione

1.1 Le tipologie di dati trattati sono:

• • Nome, cognome
  • Luogo e data di nascita
  • Codice fiscale/P.IVA
  • Residenza/Sede legale
  • Codice cliente
  • E-mail
  • Codice di migrazione
  • Credenziali di autenticazione per l’accesso a pannello di controllo
  • Credenziali di autenticazione per l’accesso ad apparati di comodato
  • Numeri IP
  • Nomi a dominio
  • Dati di traffico telematico
  • Dati di traffico telefonico

  1.2 – Periodo di conservazione

WARIAN conserva i dati personali del Cliente per la durata prevista dal codice civile, da quello penale e dalle leggi, in materia di responsabilità, prescrizione e cooperazione con l’Autorità Giudiziaria. Decorso questo termine i dati vengono distrutti.

2 – Finalità del trattamento 

Finalità obbligatorie per legge, indispensabili per l’adempimento a obblighi contrattuali, tutela del diritto dell’azienda in relazione a Clienti e Utenti:

• • Gestione dei rapporti pre-contrattuali
  • Adempimento ad obblighi contrattuali
  • Adempimento ad obblighi normativi
  • Tutela del diritto dell’azienda
  • Adempimento ordini dell’Autorità Giudiziaria e/o delle Autorità indipendenti.

3 – Tipologie di trattamenti eseguite sui dati personali

• • Raccolta tramite compilazione di moduli contrattuali
  • Caricamento sui sistemi informativi per la gestione contrattuale, amministrativa e tecnologica
  • Comunicazione a gestore di rete per gestione linee e numerazioni telefoniche
  • Comunicazione a gestori di anagrafiche IP – RIPE NCC EU (“Reseaux IP Europèens” Network Coordination Centre – Registro Europeo per l’assegnazione degli IP)
  • Messa a disposizione a società partecipata/controllata per la gestione dell’assistenza Clienti
  • Comunicazione a prestatori di servizi di logistica, trasporti e spedizione (ad esempio per la consegna di apparati)
  • Comunicazione ad enti e Autorità pubbliche previa elaborazione (selezione,ricerca,estrazione) dei dati di traffico (ad esempio Accertamenti delle Autorità Garanti ed Autorità Giudiziaria)
  • Blocco selettivo delle connessioni verso risorse di rete rese non raggiungibili per ordine delle Autorità pubbliche (siti di giochi on line non autorizzati, siti di commercio elettronico indicati come fraudolenti dalle Autorità, ecc.)
  • Filtraggio selettivo e automatizzato del traffico tramite sistemi antivirus, antispam e intrusion detection
  • Elaborazione delle informazioni relative al numero di chiamate telefoniche  (data,ora e durata) per consentire al Cliente di verificare la rendicontazione, ovvero la durata dei collegamenti dati (IP e protocolli TCP/IP, SMTP ecc.) per verificare l’impiego del servizio
  • Memorizzazione automatica dei contenuti (nella misura in cui sia previsto dal contratto e/o il Cliente non abbia cancellato autonomamente i contenuti)
  • Invio e ricezione di posta elettronica
  • Conservazione segregata dei dati personali che dovessero essere conservati obbligatoriamente per finalità di adempimento normativo, tramite spostamento in sistemi separati/supporti di memorizzazione distinti e separati da quelli utilizzati per le attività ordinarie e protetti da specifiche misure di sicurezza
  • Cancellazione su richiesta dell’interessato (anche a seguito dell’esercizio del diritto di rimozione dal DBU (Data Base unico delle numerazioni telefoniche – fonte a cui attingono i gestori degli elenchi telefonici) o a seguito di cessazione della base giuridica per il trattamento.

4 – Localizzazione dei dati

I data-centre di WARIAN sono localizzati nell’Unione Europea.

5 – Ambito di comunicazione e diffusione

Il Cliente è informato che:

• • per la natura stessa del protocollo TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet  Protocol) e per la stesura tecnica e organizzativa di una rete internet i dati (e dunque anche quelli generali) che il Cliente spedisce e riceve possono transitare anche al di fuori della UE, ad esempio perchè l’instradamento (routing) dei pacchetti di informazione è definito dai gestori delle reti che compongono, la “grande Internet”
  • i dati che inserisce quando chiede l’assegnazione di numeri IP possono essere pubblicati da entità europee (come RIPE, il Registro Europeo di assegnazioni delle numerazioni di rete)
  • i dati che inserisce quando registra un nome a dominio possono essere resi disponibili tramite i servizi Whois del Registro per il ccTLD.net (country code Top Level Domain) e .net anche al di fuori della UE, o tramite i servizi Whois di altri fornitori di servizi di registrazione di nomi a dominio localizzati al di fuori della UE. WARIAN è estranea a questi trattamenti e il Cliente deve rivolgersi direttamente ai singoli Titolari del trattamento anche per attivare, ove disponibili, le funzioni di mascheramento delle informazioni di contratto
  • i dati generati dalla navigazione sono gestiti localmente dal computer e dal software del Cliente stesso. Il Cliente deve quindi gestire queste componenti tecnologiche, adottando adeguate misure per controllare e limitare i dati personali che immette in rete tramite l’utilizzo di protocolli sicuri, VPN e le altre tecnologie disponibili
  • i sistemi DNS (Domain Name Server) gestiscono automaticamente la conversione IP/nome a dominio per dare seguito alla richiesta di connessione originata dai sistemi del Cliente. Il Cliente può scegliere liberamente quali DNS utilizzare, anche diversi da quelli forniti da WARIAN. Gli accessi al DNS di WARIAN possono essere oggetto di monitoraggio e blocco eseguiti da WARIAN per conto della magistratura e/o delle Autorità indipendenti di forza di specifici provvedimenti
  • i sistemi antispam comunemente utilizzati nel settore prevedono l’utilizzo di blacklist gestite da soggetti terzi. L’IP e/o il dominio del Cliente potrebbe essere incluso – per ragioni al di fuori del controllo di WARIAN – nelle blacklist in questione, generando l’impossibiltà di inviare/ricevere posta elettronica. WARIAN non ha alcun titolo giuridico per intervenire sui gestori delle blacklist, che possono essere anche localizzati al di fuori della UE
  • il CERT (Computer Emergency Response Team) Nazionale Italia del Ministero dello sviluppo economico svolge di continuo e in totale autonomia attività di Info Sharing con gli altri CERT dell’Unione Europea che coinvolgono gli IP pubblici della rete italiana, e dunque anche quelli del Cliente. I risultati delle attività su IP dei Clienti vengono comunicate a Warian, ma non ci sono informazioni su chi altri abbia accesso ai dati in questione. WARIAN è del tutto estranea a queste attività, ai risultati prodotti, nonchè ai tempi e modi delle stesse.
  • i servizi di hosting e di trasporto della posta elettronica non impediscono al Cliente l’utilizzo di tecnologie crittografiche, e non è richiesta la consegna preventiva delle chiavi di decifrazione. Ciò non toglie che in caso di ordine delle Autorità competenti i dati memorizzati dal Cliente potranno comunque essere consegnati anche se cifrati
  • i servizi di terze parti – come per esempio Office365 o servizi cloud – anche se commercializzati da WARIAN sono soggetti esclusivamente alla specifica regolamentazione definita autonomamente dal fornitore stesso. Il Cliente è pertanto tenuto a verificare le politiche di comunicazione e diffusione – e in generale di trattamento – dei dati personali adottate. In particolare, il Cliente è informato che i servizi Microsoft implicano la possibilità, per Microsoft e/o suoi incaricati, di eseguire controlli diretti sui servizi acquistati tramite WARIAN
  • la fornitura di servizi di accesso in altri Paesi può avvenire tramite accordi con altri operatori locali di telecomunicazioni che sono soggetti alla normativa del loro Paese di stabilimento. Questo può implicare, è il caso della Cina, che alcuni servizi come le VPN possano essere oggetto di controllo da parte dello Stato o che, è il caso degli USA, i dati memorizzati presso il fornitore siano direttamente accessibili alle Autorità e ai servizi di intelligence o che ancora, come nel caso della Russia, i dati debbano essere obbligatoriamente memorizzati all’interno dei confini statali
  • le attività per fini di giustizia – intercettazioni, accesso a dati di traffico e altri interventi tecnici – sono coperti da segreto istruttorio e, senza ordine specifico dell’Autorità Giudiziaria non possono essere oggetto di informazione al Cliente
  • i log generati dai sistemi del Cliente sono di sua titolarità e pertanto il Cliente ha diritto di ottenerne copia
  • i servizi di Cyber sicurezza che utilizzano specifici apparati dedicati (appliance) eventualmente richiesti dal Cliente sono erogati tramite apparati e software di terze parti. Natura ed estensione della comunicazione e/o diffusione dei dati generati dagli apparati in questione sono decise direttamente dal produttore dell’apparato e WARIAN non ha alcun titolo giuridico per modificare queste scelte tecnologiche. In particolare, il Cliente è informato che l’uso di appliance di sicurezza potrebbe implicare, da parte del produttore, l’attivazione di servizi di monitoraggio, telemetria o di altro tipo diretti ad ottenere l’accesso all’apparato stesso
  • gli apparati concessi in comodato al Cliente sono sotto il controllo di WARIAN che ha la possibilità – tramite amministratori di sistema appositamente nominati – di accedervi per necessità di assistenza tecnica

6 – Misure di sicurezza

  6.1 – Misure tecniche

• • I software e i database utilizzati sono oggetto di audit di conformità ai principi di data-protection by design e data-protection by default
  • I dati di traffico telematico trattati per finalità di giustizia sono gestiti tramite server separati, isolati fisicamente, ad accesso biometrico basato su strong-authentication e monitoraggio dei log di accesso
  • La rete aziendale è protetta da firewall
  • E’ presente un sistema antispam e antivirus
  • Nei limiti della possibilità tecnica sotto il controllo diretto di WARIAN, le connessioni VPN offerte ai Clienti sono prive di backdoor o altre forme di captazione occulta dal traffico.

  6.2 – Misure operative

• • Sono nominati i responsabili del trattamento dei dati personali per le singole aree di competenza
  • Sono individuati gli amministratori di sistema
  • Sono individuati gli autorizzati al trattamento
  • I trattamenti e le scelte organizzative/tecniche incidenti sulla sicurezza dati personali coinvolgono il Responsabile della protezione dei dati
  • Sono eseguiti e pianificati test di vulnerabilità dei sistemi informativi e dell’infrastruttura di rete
  • E’ presente una procedura di gestione delle emergenze informatiche
  • E’ presente una procedura di gestione del Data-Breach.

7 – Esercizio dei diritti di cui gli articoli 13-25 Reg. CE 679/2016

Il Reg. CE 679/16, agli articoli da 13 a 22 garantisce all’interessato svariati diritti inclusi quelli di ottenere la rettifica dei dati trattati da WARIAN e la cancellazione degli stessi o il blocco dei trattamenti. Gli stessi diritti possono essere esercitati nei confronti di WARIAN anche a seguito della cessazione, per qualsiasi titolo, del rapporto contrattuale. I diritti possono essere esercitati rivolgendosi al Responsabile per la protezione dei dati, raggiungibile all’indirizzo privacy@warian.net e warian@pec.it segnalando esattamente il dato personale interessato dalla richiesta e la ragione della richiesta di modifica, aggiornamento, cancellazione, blocco e portabilità. La richiesta dovrà essere indirizzata a WARIAN – Titolare del trattamento, presso la sede legale dell’azienda insieme a un documento di identità del richiedente. Entro trenta giorni dalla ricezione della richiesta, WARIAN comunicherà l’accoglimento della richiesta o il suo diniego (in questo ultimo caso, motivando analiticamente le ragioni della decisione). In caso di esercizio dei diritti tramite delegati, la richiesta  dovrà contenere anche una delega con specifica attribuzione del potere di richiedere e ricevere le risposte e copia del documento di identità del delegato. Entro trenta giorni dalla ricezione della richiesta, WARIAN comunicherà l’accoglimento della richiesta o il suo diniego (in questo ultimo caso, motivando analiticamente le ragioni della decisione). E’ sempre possibile far valere i diritti garantiti dal Reg. CE 679/2016 rivolgendosi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali o all’Autorità Giudiziaria ordinaria.